Despedida del Blog



Estimados visitantes y seguidores:

Los últimos meses tuvimos un viaje a lo que fue el Knowledge Management System(Sistemas para la gestión del conocimiento), este viaje nos llevo a descubrir que era el KMS, su estructura, etapas de desarrollo de un KMS entre muchos otros temas tratados en este blog.

 Los autores de este blog estamos agradecidos  con todos los visitantes y seguidores que estuvieron atentos a nuestras publicaciones  y esperamos haber despertado la curiosidad sobre el tema de Knowledge Management System.

Atentamente los autores:

 
Luis H. Algarra
Diego Bejarano
Edgar  O. Bonilla

Medición de la Gestión del Conocimiento.

A continuación se nombran seis herramientas de medición, que proporcionan una perspectiva de los métodos que se están utilizando, para evaluar el estado actual y posibles mejoras en la Gestión del Conocimiento dentro de una organización.

  • La matriz de orientación del conocimiento: Esta encuesta basada en la web, se puede utilizar para evaluar la percepción actual y continua de la Gestión del Conocimiento en la organización a todos los niveles.

  • El modelo de madurez de la Gestión del Conocimiento: Esta herramienta se puede utilizar para evaluar la eficacia actual de los individuos, equipos y organizaciones enteras, y las posibilidades de mejora en la aplicación del proceso de Gestión del Conocimiento.

  • Número de nuevos aprendices e ideas: Es valioso para medir el número de capturas formales de nuevos conceptos, aprendices, ideas y reflexiones que se están produciendo en la organización.

  • Número de propuestas de nuevos conocimientos: Es valioso para medir el número de nominaciones de nuevos conocimientos que han sido aprobados por los propietarios de la base de conocimientos.

  • Número de accesos a la base de conocimiento: Con esta métrica se informa en qué medida la gente está realmente accediendo y aplicando los conocimientos disponibles en el KMS de la organización.

Recomendaciones para los ejecutivos de Gestión del Conocimiento


Los ejecutivos de las empresas están demandando una mejor justificación de las inversiones en infraestructuras de KMS y los resultados esperados del desempeño del negocio. Se dan cuenta de que la próxima generación de KMS debe estar basada en la innovación permanente de propuestas de valor de negocio y extendidos entre empresas redes de valor. Muchos de ellos quieren saber cómo las inversiones en nuevas arquitecturas de KMS y las "soluciones" que contribuyen a la capacidad de adaptación de sus negocios a ritmo acelerado sin precedentes del cambio. En consecuencia, en el establecimiento de la agenda para la digitalización de sus empresas, los ejecutivos de gestión del conocimiento deben reconocer que sus empresas pueden crear viable KMS sólo atendiendo a los fundamentos de la agilidad y la flexibilidad. El nivel sin precedentes y el alcance de la integración de los flujos de información dentro y fuera de los límites empresariales ha motivado el diseño de arquitecturas de gestión del conocimiento basados ​​en tecnologías altamente integradas.

Los arquitectos de la nueva generación KMS no pueden darse el lujo de tratar a la sostenibilidad estratégica de modelos de negocio, relacionadas con los desafíos culturales de la organización, y la dependencia de estas arquitecturas en verdaderos flujos de información integrados como ideas de último momento. Para gestionar con éxito estos retos, los diseñadores de KMS deben adoptar un enfoque holístico para diseñar inter-e intra-organizacional "sistemas" con la debida consideración, no sólo para el diseño tecnológico, sino también para el diseño de la sostenibilidad estratégica de estos sistemas. Este enfoque se espera que proporcione el equilibrio necesario de la integración y la flexibilidad requeridas para la siguiente generación de arquitecturas KMS. La competencia organizativa y el éxito depende en última instancia de arquitecturas de KMS que pueden permitir a las empresas ágiles y adaptables expertos en la creación de modelos de negocio innovadores impulsados ​​por propuestas únicas, valores interesantes y competitivas de los clientes.


Tecnologías que soportan un KMS.

Como hemos visto a lo largo del blog, hemos hablado de la gestión del conocimiento y  temas relacionados a las  mejores prácticas, etapas de desarrollo y estructura de los KMS. Es tiempo de abordar nuevamente herramientas y/o soluciones de software, que pueden llegar a relacionarse con el mismo.

Como bien sabemos un KMS no se compone de un solo sistema. Es la agrupación de varios sistemas que trabajan en procura de un único objetivo, el cual hace referencia a la gestión del conocimiento en la organización. Dentro de estos sistemas podemos encontrar:

  • Sistemas de trabajo colaborativo
  • Data warehouse, minería de datos, procesamiento analítico en línea (OLAP)
  • Decision Support Systems
  • Content Management Systems
  • Document Management Systems
  • Herramientas de inteligencia artificial
  • Herramientas de Simulación
  • Redes semánticas
  • Intranets y Extranet
  • Project Management Information System

Estas tecnologías, pueden llegar a integrarse en la etapa de implementación de un KMS en aspectos como:


  • El conocimiento se adquiere o se captura a través de la intranets, extranets, sistemas de trabajo colaborativo, Content Management Systems y Document Management Systems.
  • Los datos de la organización están organizados y almacenados mediante depósitos estructurados, tales como los Data warehouse.
  • El conocimiento se distribuye a través de programas de educación, capacitaciones, sistemas automatizados basados en conocimientos y redes de expertos
  • El conocimiento se aplica o aprovecha a través del aprendizaje y la innovación, por medio de la extracción de los datos de la organización y la aplicación de sistemas expertos, como es posible con un  Decision Support System.


Todas estas etapas se ven reforzadas por un BPM - Workflow y/o un Project Management Information System

Bibliografía:
http://www.knowledge-management-tools.net/knowledge-management-tools.html
http://www.unc.edu/~sunnyliu/inls258/Introduction_to_Knowledge_Management.html

Tecnología en la Gestión del Conocimiento.


La tecnología dentro de las organizaciones, tiene que ser percibida como un recurso que se encuentra alineado a las estrategias y procesos del negocio. Un recurso que será el encargado de soportar nuevas estrategias, procesos, métodos y técnicas, que conlleven a un mejor aprovechamientos del capital (tangible e intangible) de la organización.

Por tal motivo se ha identificado que las tecnologías claves para este propósito, son las que buscan una mejor comunicación y colaboración entre sus usuarios. Entre las que se listan tecnologías orientadas a la web y a los dispositivos móviles, ya que sirven de interfaz para buscar, resumir, conceptualizar y reconocer patrones de información y conocimiento que ayuden en la productividad de la organización.

A continuación se lista otra serie de componentes efectivos, en la iniciativa de adoptar una óptima gestión del conocimiento dentro de la organización.

  • Portal de conocimiento: Hace referencia a un sitio web, en el que se facilita el acceso a la información y la navegabilidad en el mismo. Soportando el proceso de comunicación y colaboración entre equipos virtuales, los cuales pueden usar software que soporte el proceso de KM.

  • Perfiles de conocimiento: Manera en que puede identificarse un usuario, dado el conocimiento específico que requiere, áreas de interés y frecuencia de distribución que maneja.

  • Espacios de trabajo colaborativo: Es un espacio designado para un equipo o proyecto dentro de la organización. El cual sirve como depósito de conocimiento en el que los participantes tienen acceso y pueden hacer uso del mismo.

  • Bibliotecas de documentos: Lugar en donde se almacenan y organizan todos los documentos importantes que utiliza la organización en sus operaciones. Actualmente se ha visto cómo puede usarse una solución de SW como el DMS (Document Management System) para que sea la fuente que otorga conocimiento en la organización.




APRENDIZAJE ORGANIZATIVO

                                                                                                                      

Una organización que aprende es una organización con habilidades de crear, adquirir y transferir conocimiento, y de modificar su comportamiento para reflejar el nuevo conocimiento y visión de sí misma y del ambiente.


En su diferenciación acerca de la perspectiva lineal de la organización versus el “pensamiento sistémico”, Peter Senge enuncia las que define como “barreras del aprendizaje organizacional”, entre las cuales encontramos una muy gráfica e interesante llamada “La parábola de la rana hervida”, explicada a continuación.

La parábola de la rana hervida conduce a una analogía muy importante.  Si se coloca una rana en agua hirviendo, inmediatamente salta del recipiente, pero si se coloca en agua a temperatura agradable y progresivamente se incrementa la temperatura del agua, en el momento  que el agua empieza a ser intolerable, la rana no hace nada y muere hervida.  Esto pasa porque los mecanismos de adapción de las  ranas están diseñados para cambios bruscos, los cambios graduales no son bien percibidos por sus mecanismos, lo que ocasiona que muera hervida. Extrapolando a nivel organizacional, cuántas empresas no se dan cuenta de sus problemas sino al momento que son irremediables, es por esto que las organizaciones se deben preparar  a fin de entender dichos cambios graduales y tomar cursos de acción sobre ellos.


El autor plantea en su libro una serie de cinco disciplinas cuyo objeto es solucionar las barreras del aprendizaje organizacional. A continuación, se nombra cada una:

1) Dominio Personal. 
2) Modelos Mentales.
3) Visión Compartida.
4) Aprendizaje en Equipo.
5) Pensamiento Sistémico.

Ref: Peter Senge (docente del Massachusetts Institute of Technology (MIT) y director del Center for Organizational Learning at MIT's Sloan School of Management) en su libro “La Quinta Disciplina”, desarrolla el concepto de “Organizaciones que aprenden”.

Para terminar, los invitamos a ver el siguiente vídeo sobre: ¿Cómo Aprende una Organización? 

Feliz fin de semana!


Mejores prácticas en KMS



Para esta ocasión les traemos una recopilación de las mejores prácticas que recomiendan los expertos al momento de hablar de un KMS:

Hacer que la gestión de conocimiento sea una parte natural del flujo de trabajo.

Incluir la gestión de conocimiento dentro de los procesos hacen que estos no solo realicen correctamente su trabajo sino que además permite extraer y capturar el conocimiento originado en estas actividades logrando mejorar el flujo de trabajo.

Facilitar el acceso al conocimiento más importante que tiene la compañía.

Al conocer la información relevante de una organización  hay que darle prioridad a esta información porque esta me ayudara a potenciar los procesos internos de una compañía.

Obtener el apoyo de los directivos clave desde arriba hacia abajo.

La implementación exitosa de un sistema de gestión de conocimiento requiere el apoyo e iniciativa de los ejecutivos de la compañía, ya que son estos actores los  que tienen la visión global de los diferentes departamentos de la compañía y podrían orientar el sistema  al logro de los objetivos de la compañía.


Abordar el cambio cultural que implica la gestión del conocimiento.

La implementación y funcionamiento de un KMS requiere adoptar una cultura colaborativa dispuesta compartir el conocimiento que tienen los empleados de una manera sistemática,  al uso de bases de conocimientos  y al desarrollo de estas.

Reconocer y recompensar el esfuerzo realizado  por las personas que proveen el conocimiento.

Para lograr la implementación exitosa de este sistema de información, la participación colectiva e individual a compartir conocimiento viene daba por incentivos y motivación que las compañía puedan ofrecer a sus empleados.

Monitorear el rendimiento y analizar los resultados para un continuo mejoramiento.

Todo sistema de información necesita de un control ya que atreves de este control saldrán resultados positivos o negativos lo que permitirá comprobar la eficacia y eficiencia del sistema de información.

Tipo de herramientas para la Gestión del Conocimiento


En la actualidad encontramos una buena cantidad de herramientas tecnológicas, que pueden ser usadas para la gestión del conocimiento en una organización. Siendo estas ultimas, el medio por el cual se hace más sencillo el uso e interacción con los usuarios finales. De manera tal, que el intercambio de información y capital intelectual, se convierte en un proceso que se alimenta constantemente y apoya las estrategias y objetivos organizacionales.


A continuación, especificamos algunos de los conceptos y herramientas tecnológicas que están involucradas en la gestión del conocimiento en las organizaciones.

Sistemas expertos: Software cuya función principal es captar el conocimiento de un experto, para luego poder emular el comportamiento del mismo en la resolución de problemas complejos y específicos, que requieren un cierto grado de conocimiento. Estos sistemas están desarrollados  para contribuir en el proceso de toma de decisiones.

Motores de inferencia: Elemento de los sistemas expertos que principalmente trabaja con dos elementos: Los datos y el conocimiento (expresado en un conjunto de reglas). El cual permite modelar los procesos de razonamiento humano, para poder seleccionar, interpretar, evaluar y aplicar el conocimiento provisto en la base de conocimiento, con el fin de brindar la mejor solución a la consulta realizada.


Sistemas de inteligencia artificial: Sistema que trata de efectuar tareas que normalmente se asocian al raciocinio humano. Siendo esto posible con la ayuda de métodos y algoritmos informáticos, dispuestos en un infraestructura informática, de modo que se contribuya a un mayor entendimiento del comportamiento y conocimiento humano.

Repositorios de datos: Sitio centralizado donde se almacena y mantiene información de manera digital, habitualmente en base de datos o archivos.

Web semántica: Web dotada de mayor significado, en la cual los usuarios podrán encontrar respuestas a sus preguntas de forma más rápida y sencilla, gracias a la manera en que se ha definido la información. Obteniendo de esta manera la búsqueda de información mas eficiente y precisa, gracias a la utilización de una infraestructura común, mediante la cual, es posible compartir, procesar y transferir información de forma mucho más sencilla.


GESTION DEL CONOCIMIENTO Y CAPITAL INTELECTUAL


Algunas definiciones de “Gestión del Conocimiento”:

 “Conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de las personas que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos.” (Carlota Bustelos Ruestra – Raquel Amarilla Iglesias)

“Conjunto de prácticas por las cuales una organización localiza, reconoce, retiene, desarrolla, fortalece, emplea y comparte los conocimientos de los recursos humanos que trabajan en ella, con la meta de alcanzar sus objetivos”

“Conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente (en el menor espacio de tiempo posible), con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo”.

Parece claro que el desarrollo de conocimiento se hace con el objetivo de emplearlo en la consecución de ventajas competitivas sostenibles, no simplemente acumulando conocimiento sin aplicarlo.

Gestionar el Conocimiento viene a ser la gestión de todos los activos intangibles que aportan valor a la organización a la hora de conseguir capacidades, o competencias esenciales, distintivas.

El “Capital Intelectual” lo podemos definir como el conjunto de Activos Intangibles de una organización que, pese a no estar reflejados en los estados contables tradicionales, en la actualidad genera valor o tiene potencial de generarlo en el futuro.

Activos Intangibles: Aquellos activos identificables, no monetarios, sin sustancia física, mantenidos para su uso en la producción de bienes o prestación de servicios, para alquilar a terceros o para propósitos administrativos.

El principal inconveniente que impide el reconocimiento contable del CI radica en la dificultad de poder medirlo correctamente y en forma objetiva.

Componentes del Capital Intelectual



       Capital Humano: formado por los conocimientos, experiencias, habilidades, valores, talentos, competencias de los individuos que integran la organización. El capital humano no lo posee la organización y no puede ser comprado.

Capital Estructural: es el conocimiento que la organización logra explicitar,  sistematizar e internalizar. Es propiedad de la organización, queda en ella cuando los RRHH la abandonan. Ej.: tecnología disponible, sistemas de gestión, equipos, programas, instalaciones, cultura y estilo.

     Capital Cliente/Relacional: es el valor que la organización le otorga a sus relaciones con el exterior. Ej.: proveedores, competencia, clientes, alianzas

Las etapas de desarrollo de un KM



Primera etapa: Tecnologías de la información.

Esta etapa surge a raíz de internet porque fue por este medio donde las personas empezaron a aprovechar las posibilidades que les ofrecía esta herramienta como compartir conocimiento a través de correos electrónicos o páginas web. Las tecnologías de información son importantes para la gestión del conocimiento ya que son estas las que nos permiten almacenar, compartir y gestionar el conocimiento que pueda generar una empresa.

Segunda etapa: Recursos humanos y cultura organizacional

Esta etapa surgió cuando se hizo evidente que el despliegue  de las tecnologías de información no son  suficientes para intercambiar conocimiento. La aplicación efectiva de un KMS implica cambios en la cultura organizacional de una compañía ya que a través de estos cambios se empieza a fomentar el intercambio de la información y se instruye  a las personas que conforman la organización a que creen y compartan el conocimiento.

Tercera etapa: Taxonomía y gestión de contenidos.

Esta etapa se desarrolla a partir  de la toma de conciencia de la importancia de los contenidos, en especial la disposición, descripción y la estructura de este contenido.  Es importante tener claro que si creamos conocimiento  es necesario tener una buena organización de este y también que esté disponible cuando lo necesitemos.

Fuente:
http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/What-Is-.../What-is-KM-Knowledge-Management-Explained-82405.aspx

Estructura de un KMS.

Definido en este punto el concepto y aspectos relevantes de un KMS. Entraremos a descomponer la estructura que estos sistemas tienen asociado. De modo que se convierta en esa herramienta capaz de proporcionar las funcionalidades de presentación, procesamiento, integración y gestión de los datos e información que derivan conocimiento en la organización.

  • Capa de presentación. Es la interfaz que permite buscar, explorar, almacenar, recuperar y actualizar los datos e información a través de los proceso que están siendo consultados y evaluados.
  • Capa de procesamiento de conocimiento. Entre las funciones de esta capa se encuentran  el análisis de los datos, la elaboración de informes, la planificación, el modelado de los datos y la monitorización de los cambios a través de paneles de control que ofrece el sistema.
  • Capa de Integración de la Información. Es donde está la Base de Datos de Gestión del conocimiento, en la cual se desarrollan todas las actividades de integración de datos como los puede ser: minería de datos, gestión de metadatos, sincronización, etc.
  • Datos e información. En esta capa es donde se estructura la información.

REF: http://www.overti.es/procesos-itsm/gestion-conocimiento-itsm.aspxhttp://itilv3.osiatis.es/transicion_servicios_TI/gestion_conocimiento/conceptos_basicos.php

Importancia del conocimiento y soportes al conocimiento




Importancia del conocimiento y soportes al conocimiento

Importancia:
Las organizaciones en general disponen de un recurso de gran importancia e intangible que les permite desarrollar su actividad esencial, ese recurso es el conocimiento. El conocimiento está en el sistema de procesos que da como resultado:

·         La materialización de los bienes o servicios.


Existen dos soportes básicos del conocimiento:

1. Los recursos humanos que intervienen en los procesos de producción o de soporte organizacional (formación, capacidades, cualidades personales, entre otras).

2. La información manejada en dichos procesos, que capacita a estas personas a incrementar su formación o habilidades para el desarrollo de sus tareas.

De la fusión de estos dos soportes emerge el conocimiento. De manera, que en la medida de que la estructura organizacional facilita la sincronía entre persona e información se creará un entorno de conocimiento. Este es uno de los objetivos esenciales de la gestión del conocimiento.







Como las organizaciones gestionan el conocimiento?


Las organizaciones hoy en día abordan el tema de la gestión de conocimiento identificando la información y el conocimiento que agrega valor a los procesos cruciales que tiene la compañía para luego utilizar este valor agregado  en pro del negocio. Adicional a esto la tecnología juega un papel de coordinador dentro de todo este proceso. 

En esta nueva economía  en la cual vivimos,  las empresas hacen un especial énfasis en los activos intangibles que poseen, ya que son en estos donde se empieza a manifestar los factores diferenciadores que la compañía posee frente a sus competidores. Es en esta área en donde las empresas empiezan a generar conocimientos el cual necesita ser tratado, normalmente esto con lleva un proceso sistémico cuyo propósito es adquirir, organizar y comunicar al personal de la empresa el conocimiento para que puedan hacer uso de este. La divulgación de conocimiento entre los empleados tiene como fin que estos sean más productivos y eficaces.

El proceso sistémico antes mencionado se conoce como “el círculo virtuoso de la gestión del conocimiento” el cual está estructurado en cinco etapas:

  • Obtener el conocimiento
  • Preservar el conocimiento
  •  Evaluar el conocimiento
  • Crear y compartir el conocimiento
  • Actualizar el conocimiento

Los proyectos de gestión de conocimiento dentro de las empresas dependen en gran parte de la definición de las áreas claves de los procesos a trabajar, la identificación de personal que adopten el rol de líderes,  la estructuración de acciones de aprendizaje y la generación del concomimiento sobre su know-how; el cual se deberá guardar para quede explicito en el stock de capital intelectual que posee la empresa.

Fuente:


Artículo: LA  GESTIÓN  DE  LA  INFORMACIÓN  COMO  BASE  DE  UNA INICIATIVA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

¿Que es un KMS - Sistema de Gestión del Conocimiento??

¡Bienvenidos a este blog sobre KMS!


¿Por qué es tan importante la Gestión del Conocimiento para las compañías?




Dados los grandes volúmenes de información que se manejan hoy en día y siendo este el recurso más importante para las organizaciones, se ha visto la necesidad de usar sistemas de información que ayuden a recolectar, almacenar y acceder a la misma de manera más eficaz y organizada a las ideas, experiencias e instructivos (conocimiento) que trasciende en una organización para poder sacar provecho del mismo.       
   
En este blog esperamos abordar y profundizar en las soluciones que actualmente se manejan en los KMS y como estos contribuyen en la organización.

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